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日常事务规范

发布日期:2005-09-27   浏览次数
 

 

一、举止与办公环境

1、衣着得体。出席重要活动必须根据礼仪需要着装。

2、举止大方。不得在办公室、会议室、接待室等办公区域吸烟。

3、环境整洁。保持办公室卫生清洁,物品摆放整齐有序。

二、礼节要求

1、主动使用普通话。如果对方不能用普通话交谈,应该使用其他语言。

2、主动使用礼貌用语。接听电话或接待来客,以“您好”开头,“再见”结束。得到对方的支持帮助应该表示谢意。

3、主动自我介绍。电话联系工作,必须自我介绍,说明单位和个人姓名。

4、及时接听电话。一般情况下电话即响即接,不能超过电话铃响三声。

5、及时安排接待。不能让来客长时间站立等候。在办公室接待或接洽工作,尽量安排就坐。重要的客人一般安排在接待室会见。

 

三、日常事务处理

1、及时。职责范围内的事务要及时处理,不得推诿、拖延。不属于本部门职责范围的事务,要及时主动帮助与有关部门沟通。不能由本部门单独处理的事务,要主动与其他有关部门沟通。

2、耐心。职责范围内的事务一时处理不了的,或者按照政策规定不能办理的事情,要耐心解释说明。

3、准确。信息记录、信息传递要准确。重要事项的记录要注明日期、时间、信息来源(单位、姓名、联系方法)、主要内容、记录人姓名等要素。记录的信息要主动核实确认。

4、请示。重要的事务,或者疑难的事务,应该及时报告有关领导,或向有关部门和人员咨询意见。重大突发事件必须立即报告校领导和有关部门。

5、保密。遵守保密规定,妥善保管文件、印章等。一般情况下,不对外提供本校教职工的私人电话,紧急公务或上级部门或领导要求的除外。

6、请假。因故不能到岗必须向请假。因故离开办公室,应向其他同志说明去向,并对手头工作进行必要的交接。

 

 

 

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