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档案管理规定

发布日期:2005-09-27   浏览次数
 

 

    为了加强对校办档案的管理、收集和整理工作,保持学校工作的延续性,有效地保护和利用档案,对办公室档案管理工作作如下规定:

    一、归档原则

    1、根据《档案法》和学校有关规定,保存校办有价值的各种文字、照片、实物等,负责对校办文件的收集、整理、保管和提供利用,接受档案馆的指导,对本部门档案负责。

    2、定期向档案馆移交档案并办理移交手续,一般移交时间在每年的3-6月份。

    3、按照国家有关保密的法律和行政法规的规定,对档案做好保密工作,确保档案安全。

    4、对没有归档价值和存查价值的公文,经档案馆鉴别和主管领导批准,定期销毁。销毁秘密公文,须由两人监销,确保不丢失、不漏销。

    二、归档范围

    校办归档范围主要划分为四大类:

    1、上级来文。含国务院、教育部、上海市委市政府、上海市教委,以及与我校发展有重大关系的其他部委或其他机构的文件(归档时应注意到校领导对文件的处理意见,另外普发性文件与针对我校的文件应区分处理,如果是传真件,还需复印件,以延长档案寿命)。

    2、对外公文。学校向校外发出的报告、请示、函等公文(归档时应注意包括公文正文、附件、批件等部分,其中注意文件材料的系统性,请示与批复、正件与附件、印件与定稿、多种文字形成的同一文件,记录在不同载体上的关于同一问题材料的完整归档,以及文号的规范性、领导签署和公章等)。

    3、对内文件。学校发展规划、每学年工作计划、工作小结、学校颁发的规章制度、机构设置通知、学校领导人员变更通知、学校大事记、学校概况、学校的统计年报、校长办公会议记录、纪要、决议通知、校领导重要讲话,以及其它有保存和查阅价值的文件。

    4、其他重要资料。包括:党和国家领导人、教育部和上海市领导及其他知名人士的题字、题词、信件等;学校发展过程中重要事件、会议的有关文字、图片、录音、录像等材料;学校对外签订的协议合同文本;学校对于个人或事件的评价、说明;重要信访的处理意见;学校重大典礼的材料;学校的印章印模等。

    三、归档流程图

校办组卷并拟写案卷标题

 

 

 

 

 

 

 


 

送档案馆收集指导室审卷

                           

                           

校办完成机读

 

 

 


 

将卷内目录及数据发送到档案馆

                           

                         

 


 

对审卷后的档案进行装订

                 

 

校办与档案馆办理有关移交手续

                           

         

 

 

 

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