您的位置: 首页  规章制度

接待工作规范

发布日期:2005-09-27   浏览次数
 

 

接待工作主要是指接待上级部门、校外单位团队或个人来访(一般不包括外事接待)。做好接待工作,是加强学校对外交流的重要途径,是展示学校建设成果的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范:

一、接待工作原则

1、周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访,属于接待工作范围的,都要周到安排,热情接待。

2、对口对等。根据来访目的和要求,一般安排校内相应的单位、部门和人员参与接待。

3、分工协作。根据办公室工作分工,各司其职。根据需要协调有关部门落实接待工作。

4、合理节俭。合理安排接待日程,合理使用接待经费。必要的不能省略,能节约的不要铺张。

二、接待工作安排

1、来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电,应做好记录,及时报送办公室分管领导。

2、确定接待部门或单位。属于其它部门或单位接待范围的,及时转相应部门或院系处理,并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的,及时报送办公室主任。对与学校无多大联系又没有实质内容的来访,应婉言谢绝。

3、制定接待方案。作好来访单位有关信息及学校相关资料的搜集备用工作,制订接待方案报办公室主任审定。需要安排校领导接待的,应将接待方案报有关校领导审定。接待方案确定后,应该及时反馈来访单位。

4、落实接待工作。根据接待方案,协调相关职能部门,确定参与接待人员,落实好接待的各个环节(包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等)。必要时要准备赠送纪念品。

5、做好接待工作的档案保存,至少每一季度汇总一次接待工作信息。

三、具体接待环节

1、迎送。上级部门来宾一般安排接、送站。兄弟单位除副校级以上来宾外,若无特殊要求,一般不安排接送、站。

2、住宿。主动询问并根据来宾要求安排,一般安排在校内。

3、就餐。招待来宾一般按照标准安排工作餐。需要宴请的,应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则,一般安排在校内,并严格控制陪餐人数。

4、会见。根据对口对等原则,安排相应校领导和部门负责人参加会见、座谈。提前做好会议室布置与服务安排。必要时,安排做好会议记录。

5、参观。根据工作需要和来宾要求安排相应的参观,安排好参观行程,通知相关人员做好接待和情况介绍工作。

6、用车。除安排接、送来宾用车外,根据接待需要提供在沪期间的工作用车。

7、票务。根据来宾要求,协助来宾办理订购(退)票。

8、安全保卫。接待安排要考虑人身、财产和交通安全等因素。重要领导和客人来访,应通知保卫部门做好安全保卫工作。

9、宣传。办公室参与接待的人员要主动介绍宣传学校,树立学校改革与发展的形象,重大交流活动,接待结束后,应撰写信息稿。重要接待活动,应通知宣传部门做好新闻宣传工作。

附:校长办公室接待工作流程

 

校长办公室接待工作规程

 

上级部门、兄弟单位

                                                                              

            来电来函

校办记录

                                                                                      反馈                

                                                               

                  

校办分管领导

                                                       

                                                                                            

制订接待方案

                                                

   需校领导参加的重要活动

学校有关领导

                                                                                                 

 


 

                                 

报送

校办主任

汇总、保存接待工作档案

                            

   宿                         

组织协调落实接待工作方案

 

中北:上海市中山北路3663号 邮编:200062 电话:62232214
闵行:上海市东川路500号 邮编:200241 电话:54344815 传真:54344800 邮件地址:uoffice@admin.ecnu.edu.cn
华东师范大学 学校办公室 版权所有 copyright 2012. East China Normal University. All Rights Reserved.